Основната среда за реклама в предприятието са документите, които са необходими за извършване на дейността. Тяхната добра организация и незабавен достъп до тях помнят силен акцент върху ефективността на компанията. Ето защо все повече компании приемат оставката от традиционните хартиени документи до модерните електронни решения.
Системата за управление на документи има няколко важни елемента, на които трябва да обърнем внимание. Първо, тя дава възможност за ефективна цифровизация на съществуващите данни. Това е много функционален подход, защото удари за изпращане на фактури по електронен път на нашите клиенти, благодарение на които можем да спестим време и пари, които бихме изгубили, за да изпратим документи по традиционни методи. Друг елемент на този режим е опростен документ. Излъчването им между хората е за по-добра власт, което означава, че те могат бързо да ги редактират и изразходват. Този метод също осигурява някои безспорни предимства. Това го прави много лесно да се каталогизират документи, което го прави много лесно да се намери този, който ни интересува в периода. Ако изтриете един от информационните файлове, ще бъде лесно да го възстановите. В групата случаи файловете с списъци се съхраняват на локалния диск на потребителя. Тогава решението съществува много удобно и евтино. За съжаление, това не е без недостатъци. Сред тях е процедурата за успешен достъп до колекциите, когато компютърът, на който са събрани, е изключен. Друга липса е липсата на съгласувана база данни. Всички материали са поставени на нови дискове, което значително затруднява тяхната проверка. Ето защо все повече предприятия са решени да използват компютърните технологии в тяхното разпореждане.
Заслужава да се отбележи, че най-често противниците на този модел системи са самите служители, за които използването му означава значителни промени в една проста работа. Това се прави и за много от тях с по-нататъшно обучение, чийто проект ще дава знания, когато се използват текущи методи. Въпреки това, с още по-богат опит, те ще оценят това решение.